Por qué los registros importan más con un 1099
Con un empleo W-2, tu empleador lleva los registros y te manda un solo formulario. Con un 1099, el negocio eres tú: declaras tus propios ingresos, y cada deducción de tu Schedule C tiene que estar respaldada. El IRS lo llama la carga de la prueba (burden of proof): la responsabilidad de demostrar los datos, las deducciones y las afirmaciones de tu declaración es tuya.
Unos buenos registros sirven para tres cosas. Te permiten declarar los ingresos correctos aunque falte un formulario o venga mal. Te permiten tomar todas las deducciones que te corresponden. Y son tu respuesta si te llega una carta del IRS.
En nuestro ejemplo de un chofer de reparto que gana $38,500, las 12,000 millas de negocio son una deducción de $8,912, que baja sus impuestos federales en unos $1,975. Sin un registro, es lo primero que puedes perder.
Qué guardar
Salvo en unos pocos casos, la ley no exige un tipo especial de registros. Sirve cualquier sistema que muestre con claridad tus ingresos y tus gastos.
| Qué | Registros que guardar |
|---|---|
| Ingresos | Los Forms 1099-NEC y 1099-K, los resúmenes de ganancias de cada app, facturas, depósitos del banco y una nota de cada pago y cada propina en efectivo |
| Carro | El registro de millas, lo que marca el odómetro al empezar y al terminar el año, y una nota del estacionamiento y los peajes. Con el método de gastos reales, también gasolina, seguro, reparaciones y registro del vehículo |
| Otros gastos | El recibo o la factura, más el estado de cuenta del banco o de la tarjeta donde aparece el pago: teléfono, materiales, equipo, comisiones |
| Oficina en casa | Las medidas del espacio y las facturas de renta, servicios y seguro |
| Seguro médico y jubilación | Los estados de cuenta de las primas, el Form 1095-A si tu seguro es del Mercado (Marketplace) y los comprobantes de tus aportes |
| Impuestos que pagaste | El número de confirmación, la fecha y el importe de cada pago de impuestos estimados |
| Lo que compraste para trabajar | El contrato o la factura de compra del carro y del equipo, y la fecha en que empezaste a usarlos para trabajar |
| Tus declaraciones | Una copia de cada declaración que presentas, con sus formularios y hojas de cálculo |
Tienes que declarar todos tus ingresos aunque no te llegue ningún Form 1099. Nuestra guía para declarar ingresos sin 1099 explica cómo sumarlos.
Qué tiene que mostrar un buen recibo
De cada gasto, el IRS quiere documentos que identifiquen a quién pagaste, el importe, la fecha, la prueba de que pagaste y una descripción que muestre que era para tu negocio. Un solo documento casi nunca lo muestra todo, así que es normal combinarlos:
- El recibo o la factura muestra qué compraste.
- El estado de cuenta del banco o de la tarjeta muestra que pagaste. Por sí sola, la prueba de pago no da derecho a la deducción.
- Tu propia nota muestra el motivo. Escribe el motivo de negocio en el recibo o en tu registro cuando no sea evidente.
Hay tres reglas que conviene conocer:
- Gastos pequeños del carro y de viaje. En los gastos de viaje, regalos y transporte, como el estacionamiento y los peajes, el IRS no pide el recibo cuando el gasto es de menos de $75 (el alojamiento siempre lo necesita) o cuando no es fácil conseguir un recibo. Aun así tienes que anotar el importe, la fecha, el lugar y el motivo de negocio. Para todo lo demás, como los materiales o el teléfono, guarda el recibo o la factura.
- Nada de cálculos aproximados en el carro y los viajes. En estos gastos no puedes deducir cantidades aproximadas o estimadas.
- Las fotos y los escaneos valen. A los registros electrónicos se les exige lo mismo que a los de papel: tienen que estar completos, leerse bien y estar disponibles si el IRS los pide. Un registro que preparas en una computadora o en una app cuenta como registro escrito. Los recibos de papel se borran con el tiempo, así que tómales una foto el mismo día y guarda una copia de seguridad.
El registro de millas
Para la mayoría de los choferes, es el registro que más dinero vale. El IRS espera que muestre:
- la fecha de cada uso del carro para el negocio;
- las millas de cada uso;
- adónde fuiste: el destino o la zona;
- el motivo de negocio;
- tus millas totales del año. Apunta lo que marca el odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre.
Tres reglas del IRS lo hacen más fácil de lo que parece:
- Una vez por semana es a tiempo. No tienes que apuntar cada viaje el mismo día. Un registro que llenas cada semana con los viajes de esa semana cuenta como hecho a tiempo. Un registro hecho en el momento vale más que uno preparado después de memoria.
- Una sola anotación puede cubrir toda una ruta. Varios usos que forman parte de uno solo, como un viaje de ida y vuelta o un tramo seguido de manejo de negocio, pueden ir en una anotación. El ejemplo del propio IRS es una ruta de reparto con varias paradas. Parar a comer entre dos paradas de negocio no lo interrumpe.
- Un motivo evidente no necesita explicación. Si el motivo de negocio queda claro por las circunstancias, no tienes que escribir una explicación de cada viaje. Basta una nota corta, como “entregas, centro”.
Una app de registro de millas crea este registro por ti. El historial de viajes de las apps de reparto y de pasajeros es una buena prueba de tus fechas y tus viajes, pero puede no incluir todas tus millas de negocio, como las que manejas entre un pedido y otro, y no muestra tus millas totales del año.
Qué millas cuentan, y si te conviene más la tarifa por milla o tus gastos reales, está en nuestra guía de millaje o gastos reales del carro.
Cuánto tiempo guardarlo todo
El plazo empieza cuando presentas la declaración. Una declaración presentada antes de la fecha límite cuenta como presentada en la fecha límite.
| Situación | Guarda los registros |
|---|---|
| La mayoría de las declaraciones | 3 años después de presentarla |
| Reclamas un reembolso o un crédito más adelante | 3 años desde que la presentaste, o 2 años desde que pagaste el impuesto, lo que termine más tarde |
| Dejaste sin declarar ingresos por más del 25% del ingreso bruto de tu declaración | 6 años |
| Deduces una deuda incobrable o una pérdida por valores sin valor | 7 años |
| No presentaste la declaración, o presentaste una fraudulenta | Sin límite de tiempo |
| Un carro o equipo que es tuyo | Hasta que termine el plazo del año en que lo vendes o te deshaces de él |
| Registros de nómina, si tienes empleados | Al menos 4 años |
Para la declaración de 2026, presentada a tiempo hasta el 15 de abril de 2027, el plazo general termina el 15 de abril de 2030. Si la presentas más tarde con una prórroga, cuenta desde el día en que la presentas de verdad: una declaración presentada el 15 de octubre de 2027 te lleva al 15 de octubre de 2030.
La regla de los 6 años importa a los trabajadores 1099. Si tu declaración muestra $40,000 de ingreso bruto y dejaste fuera más de $10,000, por ejemplo un 1099 que olvidaste o efectivo que no contaste, el IRS tiene 6 años para reclamarte el impuesto en lugar de 3.
Dos cosas más:
- Guarda copias de tus declaraciones. El IRS lo recomienda, porque te ayudan a preparar las siguientes y a corregir una anterior.
- Revisa antes de tirar nada. Una aseguradora o un banco puede necesitar tus registros más tiempo que el IRS. Cada estado fija sus propios plazos, así que revisa también los de tu estado.
Si no guardaste registros
- Ingresos. Descarga los resúmenes anuales de cada app y tus estados de cuenta del banco. Tu cuenta en línea del IRS también tiene una transcripción de salarios e ingresos (wage and income transcript) con los 1099 y otros formularios presentados a tu nombre, del año actual y de los 9 anteriores. Solo muestra lo que los pagadores mandaron al IRS, así que puede no incluir todos tus ingresos.
- Gastos. Pide a la tienda o al proveedor una copia de la factura, y usa los estados de cuenta del banco y de la tarjeta para encontrar los pagos.
- Millas. No puedes deducir un cálculo aproximado, pero sí reconstruir el registro. El IRS acepta tu propia explicación detallada junto con otras pruebas, y dice que el tipo de trabajo que haces, como repartir, ayuda a demostrar que usaste el carro para el negocio, y que los registros de las entregas muestran cuándo lo usaste. Reúne el historial de viajes y entregas de las apps, tu calendario y las facturas de reparaciones o cambios de aceite donde aparezca el millaje del odómetro.
- Empieza un registro hoy. El IRS permite llevar un registro detallado durante una parte del año y usarlo para todo el año, si puedes demostrar que esas semanas representan bien el resto. Su ejemplo es un registro de la primera semana de cada mes.
- Incendio, inundación u otro siniestro. Si tus registros se destruyeron por causas que no dependen de ti, puedes demostrar una deducción reconstruyéndolos.
Una rutina sencilla
- Usa una cuenta de banco aparte para tu trabajo. El IRS lo recomienda, y convierte tus estados de cuenta en una lista de los ingresos y gastos del negocio.
- Una vez por semana, llena tu registro de millas, toma fotos de los recibos de la semana y guarda el resumen de ganancias de cada app.
- Una vez al mes, compara tus depósitos con los resúmenes de las apps y apunta los ingresos en efectivo.
- El 1 de enero y el 31 de diciembre, apunta lo que marca el odómetro.
- En enero, descarga los resúmenes anuales y tus 1099, y ponlo todo en una carpeta del año junto con una copia de la declaración que presentes.
Cuando te sientes a declarar, estos registros son lo que necesitas para el Schedule C: tus ingresos en la línea 1, tu carro en la línea 9 y cada gasto en su línea. Para ver cuánto valen tus millas, usa nuestra calculadora de deducción por millaje.