La regla: solo la parte del negocio
Un gasto de negocio tiene que ser ordinario y necesario para tu trabajo. Para un chofer que recibe todos sus pedidos por una app, o para un freelancer que habla con clientes todo el día, el teléfono claramente lo es.
El límite es el uso personal. La regla del IRS para cualquier gasto que es en parte de negocio y en parte personal es separar las dos partes: deduces la parte del negocio, y la parte personal en general no se deduce. Por eso casi nadie puede deducir la factura entera del teléfono.
Cómo calcular tu porcentaje de negocio
El IRS no da una fórmula para el teléfono ni para el internet. Lo que pide es que puedas mostrar de dónde sale tu número. Elige un método razonable, déjalo por escrito y úsalo igual todo el año:
- Por tiempo. Compara las horas que usas el teléfono para trabajar, como las horas que estás en línea en las apps de reparto o de viajes, con las horas totales que lo usas.
- Por uso. Tu teléfono muestra el tiempo de pantalla y los datos de cada app. Con unas cuantas semanas normales tienes un porcentaje que puedes documentar.
- Una línea solo para trabajar. Un segundo teléfono o una segunda línea que usas solo para tu negocio se deduce al 100%.
Si es tu único teléfono, deducir el 100% es difícil de defender, porque también lo usas para llamadas y mensajes personales.
Qué puedes deducir
Plan del celular. La parte del negocio de lo que pagas cada mes, con sus impuestos y cargos. Los soportes, cargadores y fundas que compras para trabajar son materiales (supplies).
Teléfono fijo de casa. El cargo básico de la primera línea de teléfono de tu casa, con sus impuestos, es un gasto personal y no se deduce, aunque la uses para trabajar. En un teléfono fijo se deducen dos cosas: las llamadas de larga distancia de negocio hechas desde esa primera línea, y una segunda línea usada solo para tu negocio.
Internet de casa. Se aplica la misma regla general: deduces la parte que usas para tu negocio. Las publicaciones del IRS para pequeños negocios no mencionan el internet de casa por su nombre, así que no hay un porcentaje ni un formulario especial para él. Calcula una parte de negocio razonable y guarda las facturas.
Datos móviles y hotspots. Un plan de datos o un hotspot que usas para trabajar en la calle sigue la misma regla que el plan del teléfono.
El teléfono, el internet y la oficina en casa
No necesitas una oficina en casa para deducir tu teléfono. El IRS dice que los cargos de teléfono del negocio no son un costo de usar tu casa, y que se deducen aparte.
Con el internet de casa hay que tener más cuidado si también tomas la deducción por oficina en casa:
- No lo cuentes dos veces. Si incluyes el internet en los servicios de tu oficina en casa en el Form 8829, no lo deduzcas otra vez en otra línea.
- Con el método simplificado, la tarifa fija de $5 por pie cuadrado ocupa el lugar de los gastos reales de tu casa, como los servicios. El IRS dice que los cargos de teléfono van aparte, pero no lo dice del internet de casa. Si el internet es un gasto grande para ti, consulta con un profesional de taxes antes de deducirlo además del método simplificado.
Si compras un teléfono, una tablet o una computadora
- Hasta $2,500 por artículo o factura, en general puedes deducir el costo el mismo año de la compra con el safe harbor de minimis, si lo registras igual en tus libros. La elección se hace adjuntando una declaración (statement) a tu declaración de impuestos.
- Solo cuenta la parte del negocio. Un teléfono que cuesta $900 y se usa un 60% para trabajar te da una deducción de $540.
- El equipo más caro se deprecia en varios años, o se deduce con la sección 179, en el Form 4562. La sección 179 exige que lo uses más de la mitad del tiempo para tu negocio.
Un ejemplo
Una persona soltera con $40,000 de ganancia antes de estos gastos usa el teléfono un 60% para trabajar y el internet de casa un 25%.
| Pagado en el año | Parte del negocio | Deducción | |
|---|---|---|---|
| Plan del celular, $70 al mes | $840 | 60% | $504 |
| Internet de casa, $60 al mes | $720 | 25% | $180 |
| Total | $684 |
Esos $684 bajan sus impuestos federales en unos $158, entre el impuesto sobre la renta y el self-employment tax. No es la deducción más grande, pero vuelve todos los años.
Dónde va en el Schedule C
- La línea 25, Utilities, es donde el IRS pone los cargos de teléfono del negocio. También puedes poner la parte del negocio de tu plan de celular y de tu internet como “other expenses” en la Parte V, que pasa a la línea 27b. Elige un lugar y úsalo todos los años.
- La Parte V, other expenses, es también donde va el equipo que deduces con el safe harbor de minimis.
- La línea 13 es para la depreciación y la sección 179, con el Form 4562.
Nuestro Schedule C paso a paso explica el resto del formulario.
Qué registros guardar
- Tus facturas mensuales o los estados de cuenta donde aparece cada pago.
- Una nota de tu método: cómo calculaste el porcentaje de negocio, con las semanas o los números que usaste.
- El recibo de cualquier teléfono o computadora, y la fecha en que empezaste a usarlo para trabajar.
Nuestra guía sobre qué recibos y registros guardar explica por cuánto tiempo guardarlos.
Si además tienes un empleo W-2
Los gastos de trabajo no reembolsados de los empleados en general no se deducen en la declaración federal. Si tienes un empleo W-2 y un trabajo 1099, solo la parte del teléfono que usas para el trabajo 1099 cuenta como gasto de negocio.
Para el resto de los gastos que puedes deducir, mira deducciones 1099 por profesión, y pon tus totales en nuestra calculadora de taxes 1099 para ver cuánto te ahorran.